Interne Kommunikation ist mehr ist als ein formaler Top-Down-Prozess. Sie ist vielmehr eine Führungsaufgabe, die entscheidend zum Unternehmenserfolg beiträgt.
«Die Mitarbeiter sind das wichtigste Kapital» – diese Aussage wird von vielen Unternehmen mantrahaft beschwört und ist Bestandteil unzähliger Unternehmensleitbilder. Die inflationäre Bemühung des Leitspruches weckt den Verdacht, dass sich zwar viele das bekannte Kredo auf die Fahne schreiben, dem beschwörten Grundsatz jedoch kaum aktiv nachleben. Viele Firmen verkennen: Wertschöpfung entsteht zu einem beträchtlichen Teil durch Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitenden. Und Wertschätzung entsteht durch eine offene interne Kommunikationskultur, die tief und glaubhaft in der Unternehmenskultur verankert ist. «Eine gute Kommunikation ist die Grundlage für zufriedene und motivierte Mitarbeitende. Und die beeinflussen (…) ganz konkret den Erfolg eines Betriebes», sagt Rodolfo Ciucci, Dozent für Kommunikation an der Fachhochschule Nordwestschweiz. Interne Kommunikation ist mehr als ein formaler, Kosten verursachender Top-Down-Prozess. Sie ist vielmehr eine Führungsaufgabe, die entscheidend zum Unternehmenserfolg beiträgt. Und durchaus auch «Bottom-up» gerichtet sein kann.
Interne Kommunikation kann nicht delegiert werden
Ursprünglich betrachteten viele Unternehmen die interne Kommunikation als Aufgabe der Personalabteilungen oder anderer Supportbereiche. In den vergangenen Jahren hat sich aber die Einsicht durchgesetzt, dass die interne Kommunikation integriert eingebettet sein muss in die gesamten Kommunikationsprozesse eines Unternehmens. Die Kommunikationswissenschaftler Sabine Einwiller, Franz Klöfer und Ulrich Nies finden sogar, sie sei «integraler Bestandteil der Unternehmensführung» und deshalb eine zentrale Funktion, die nicht – wie eine wenig geliebte Aufgabe – einfach nach unten abgeschoben werden könne.
Viele Unternehmen unterschätzen die wichtige Funktion der (institutionalisierten) internen Kommunikation. Gerade in Zeiten, in denen von den Mitarbeitenden permanente Veränderungsbereitschaft erwartet wird, nimmt die interne Kommunikation eine unverzichtbare Funktion ein. Viele Entscheidungsträger verkennen, dass ein Sparen bei der internen Kommunikation sich letztlich auf die Wertschöpfung ihres Unternehmens nachhaltig negativ auswirken kann.
Kommunikationsberater Rolf Schläpfer sagt: «Das Fundament für eine langfristig angelegte Interaktion mit dem internen (…) Publikum bildet die schriftlich festgehaltene Kommunikationspolitik des Unternehmens. Sie legt fest, welche Grundinhalte und Werte vermittelt werden sollen, wer die wichtigsten Zielgruppen sind, zu welchem Zeitpunkt sie in die Kommunikation und deren Vorbereitung eingebunden werden und wie in verschiedenen Situationen kommuniziert wird.»
Schläpfers Betrachtungsweise ist zwar richtig, sie greift jedoch zu kurz, wenn sie die interne Kommunikation lediglich als institutionelle beziehungsweise institutionalisierte Kommunikation interpretiert. Interne Kommunikation ist als mehr als nur die reine Information der Mitarbeiterschaft. Sie umschreibt vielmehr den Dialog zwischen allen Exponenten eines Unternehmens – über Hierarchien, Standorte und Abteilungen hinweg. Ein Dialog, der sich in den Erfolgszahlen eines Unternehmens niederschlägt, denn Mitarbeitende, die sich selbst als Teilnehmer/innen im Entscheidungs- und Kommunikationsprozess erkennen, denken auch langfristig an weitere Perspektiven des Unternehmens und bringen sich und ihre Ideen in die Entscheidungsfindung der Organisation ein. Oft unterschätzt wird auch die Tatsache, dass motivierte Mitarbeitende ihr Unternehmen im persönlichen Umfeld positiv vertreten und so zusätzliche Wertschöpfung generieren (können).
Führung bedeutet Kommunikation
Ein wesentlicher Anteil – wenn nicht der Hauptanteil – der internen Kommunikationsverantwortung obliegt den Führungskräften. Führungskräfte haben die Pflicht, zu führen und in einem kommunikativen Prozess auf ihre Mitarbeiter Einfluss zu nehmen. Hierzu gehört, die erforderlichen Informationen für die tägliche Aufgabenerfüllung rechtzeitig und vollständig weiterzugeben. Das System der Unternehmung kann nur dann angemessen funktionieren, wenn das Management seine Führungs- und Kommunikationsaufgaben ernst nimmt.
Interne Kommunikation hält Mitarbeitende bei Laune
Die Unternehmenskultur ist eng verknüpft mit dem Kommunikationsklima eines Unternehmens. Das Kommunikationsklima bezieht sich speziell auf die kommunikativen Elemente des Arbeitsumfeldes: die Zugänglichkeit des Managements in der Mitarbeiterkommunikation, die Glaubwürdigkeit von Informationen, die Offenheit und Aufrichtigkeit in der Kommunikation, die Partizipation im Entscheidungsprozess, das Gefühl, ernst genommen zu werden. Können die aufgeführten Kriterien nicht oder nur teilweise eingehalten werden besteht schnell die Gefahr, dass Mitarbeitende resignieren. Dies wiederum kann sich negativ auf die Wertschöpfung des Unternehmens auswirken.
Das gedruckte Wort ist nicht tot!
Eine Gefahr besteht insbesondere darin, dass Kommunikationsverantwortliche die falschen Kommunikationsinstrumente wählen beziehungsweise solche, zu denen die Zielgruppen keinen Zugang haben. Auch in Zeiten der elektronischen Kommunikation haben das Schwarze Brett und die Mitarbeiterzeitschrift nach wie vor eine grosse Bedeutung, insbesondere in Unternehmen, in denen nicht alle Mitarbeiter Zugang zu PC und E-Mail haben. Auch scheuen noch viele vor innovativen Lösungen zurück, beispielsweise einer Mitarbeiter-App.
Doch auch «Digital Natives» haben Affinitäten zu Gedrucktem: Eine Studie der deutschen Medienfabrik Arvato ergab nämlich, dass die Belegschaften dem gedruckten Wort am ehesten vertrauen. In Zeiten der digitalen Informationsflut haben Mitarbeiterpublikationen heute eher wieder an Gewicht gewonnen. Nicht in Konkurrenz, sondern als Ergänzung zum Intranet. Zeitschriften könnten ihre Stärken als kompakte, übersichtliche, für eine entspannte Lektüre geschaffene Hintergrundmedien am besten ausspielen. Dabei bietet sich eine crossmediale Integration bzw. eine Zweitverwertung von Themen an, zum Beispiel in einem internen oder externen Blog.
Für die Effizienzsteigerung von Unternehmen und Organisationen wird es auch in Zukunft zentral sein, über ein austariertes Instrumentarium von Kommunikationsinstrumenten zu verfügen, das eingebettet ist in ein offenes, transparentes und glaubwürdiges Kommunikationsklima.
Notter & Notter verfügt über langjährige Expertise in der internen Kommunikation. Lassen Sie es nicht darauf ankommen; wir beraten Sie gerne für Ihre individuelle Kommunikationsstrategie. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!
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