Mitarbeiterkommunikation in der Corona-Krise

In Krisensituationen wird die interne Kommunikation zur Herausforderung. Wie hält man Mitarbeitende im Homeoffice und in Kurzarbeit bei der Stange?

Im Gegensatz zu «normalen» Unternehmenskrisen ist die Corona-Krise unverschuldet über sämtliche Unternehmen und alle Branchen gleichzeitig hereingebrochen. Die Verbote und Verfügungen der Behörden versetzten praktisch über Nacht zahlreiche Unternehmen in existenzielle Nöte. Besonders davon betroffen sind Selbständigerwerbende, aber auch viele kleinere und mittlere Unternehmen (KMU), die sich ebenfalls um den Erhalt ihrer Arbeitsplätze sorgen müssen.

Zinslose Bürgschaften und Kurzarbeit helfen vielen kurzfristig über die wirtschaftlichen Auswirkungen hinweg. Doch gleichzeitig sind alle KMU gefordert, ihre Mitarbeitenden möglichst leistungsfähig über die schwierigen Wochen «hinwegzutrösten», sie weiter zu motivieren und ihnen eine Perspektive zu bieten. Nur wenn die Mitarbeitenden bei der Stange bleiben, kann es irgendwann wieder aufwärtsgehen. Dies betrifft übrigens insbesondere auch Kolleginnen und Kollegen in Kurzarbeit.

«Krise ist ein produktiver Zustand. Man muss ihr nur den Beigeschmack der Katastrophe nehmen.» Max Frisch

Tatsächlich entdecken in diesen Tagen etliche Betriebe plötzlich, dass Homeoffice gut funktioniert, obschon sie diese Arbeitsform den Mitarbeitenden zuvor kategorisch verweigert hatten. Doch die Befürchtungen der Arbeitgeber sind nicht ganz unbegründet, denn tatsächlich birgt das dezentrale Arbeiten Gefahren: Der direkte Austausch ist eingeschränkt, Geschäftsleitung und Vorgesetzte werden weniger spürbar, die Kontrolle fehlt. Auch die Perspektive der Mitarbeitenden im Homeoffice ist auf Dauer wenig verlockend. Ihnen fällt die Decke auf den Kopf mangels sozialen Austausches. Und das natürliche Nähe-Distanz-Verhältnis zur eigenen Familie ist ausser Kraft.

Krisenstäbe, Firmenchefs und Vorgesetzte tun deshalb gut daran, die Krise jetzt zur Chance zu machen und die Möglichkeiten der Digitalisierung zu nutzen. Die bestehenden Kanäle und Massnahmen der internen Kommunikation müssen den veränderten Rahmenbedingungen angepasst werden, damit sich die Belegschaft zuhause gut informiert fühlt und die Arbeitsmoral hoch bleibt. Eine funktionierende, individualisierte interne Kommunikation ist das wichtigste Führungsinstrument in dieser schwierigen Zeit.

Den Mitarbeitenden soll bewusst werden: «Ich bin nicht allein» bzw. «Ich werde nicht allein gelassen». Dazu benötigen insbesondere die Führungskräfte Kommunikationsinstrumente, wie sie den Dialog zu ihren Teams aufrechterhalten und gewinnbringend auf Distanz führen können. Es geht zum einen um die (vom Geschäftsführer, dem Kommunikations-Verantwortlichen oder dem Krisenstab gesteuerte) interne Kommunikation, aber auch und insbesondere um den Führungsdialog. Welche Massnahmen bieten sich dafür an? Hier ein paar Vorschläge.

Institutionelle interne Kommunikation

• Corona-Seite im Intranet: Umfassende und tagesaktuelle Informationen, Merkblätter, Anleitungen, Weisungen.

• E-Mail an alle: Informationen für alle mit hoher Dringlichkeit – zum Beispiel zu aktualisierten Verhaltensregeln.

• Intranet-News: Informationen für alle mit normaler Dringlichkeit.

• Corona-Mailbox: Anlaufstelle für alle personalrechtlichen und persönlichen Fragen von Mitarbeitenden.

• Corona-Hotline: Telefonische Anlaufstelle für alle personalrechtlichen und persönlichen Fragen von Mitarbeitenden.

• «Der positive Corona-Intranet-Blog»: Überraschendes und Erheiterndes aus dem Krisen-Alltag. Alle Personen werden ermuntert, ihre persönlichen Geschichten in Wort und Bild einzusenden.

• Video-Botschaften der Geschäftsleitung: Wöchentliche Botschaft an alle Mitarbeitenden via Intranet. Das Video wird mittels Smartphone aufgezeichnet. Die Geschäftsleitung schaut dabei zurück auf die Ereignisse der Woche. Sie nimmt Bezug auf das, was zusammen erreicht werden konnte, was positiv stimmt.

• Mitarbeiter-App: Verschiedene App-Lösungen (z.B. Beekeeper) ermöglichen als Kommunikationsplattform den Austausch mobiler Teams. Sie beinhalten meist ein Echtzeit-Messaging in Teams, das Sharing von Dokumenten und vieles mehr. Das Instrument eignet sich insbesondere für Unternehmen mit Mitarbeitenden ohne Bildschirm-Arbeitsplätze.

Führungsdialog

• Definition der Erreichbarkeit: Zeitfenster definieren, in denen alle erreichbar sind.

• Team-Updates per Video: Ob Skype, Facetime oder Microsoft Teams – tägliche kurze Videokonferenzen am Beginn oder Ende des Tages dienen der Besprechung anstehender Aufgaben und dem Pulsfühlen. Nützliche Tipps für Online-Meetings gibts hier.

• Kaffee-Termine via Skype: Alle Mitarbeitenden vereinbaren für ihre Pausen Kaffeetermine via Skype.

• Bildung von Threema- oder WhatsApp-Gruppen: Jedes Team gründet eine Threema-Gruppe und tauscht sich darüber aus, auch informell. Es soll dadurch ein Gefühl der Zusammengehörigkeit entstehen.

Nie zuvor hatten wir so viele Möglichkeiten, auf Distanz zusammenzuarbeiten und miteinander in Verbindung zu treten. «Corona» bietet uns die Chance, all die neuen Möglichkeiten auszuprobieren. Nützen wir sie – ohne zu vergessen, dass wir soziale Wesen sind, die einander nahe sein wollen.

Notter & Notter verfügt über langjährige Expertise in der Entwicklung von Kommunikationsstrategien. Lassen Sie es nicht darauf ankommen und geben Sie die Ihre Kommunikationsarbeit in professionelle Hände. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!